Prawo spółek – jakie zmiany wprowadzono do KSH w związku z COVID-19?

Ustawą z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568) wprowadzono do Kodeksu spółek handlowych rozwiązania mające ułatwić spółkom kapitałowym (spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółce akcyjnej) odbywanie posiedzeń organów w formie wideo lub telekonferencji. Zmiany objęły także zgromadzenia zwołane przed dniem 31 marca 2020 r. – mogą one odbyć się za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem poinformowania o powyższym trybie przeprowadzenia zgromadzenia, w sposób przewidziany do zwołania zgromadzenia, nie później niż na 4 dni przed jego odbyciem.

A. Zarząd i rada nadzorcza

Art. 27 omawianej ustawy wprowadził do Kodeksu spółek handlowych możliwość organizowania posiedzeń organów spółek kapitałowych prawa handlowego (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej) – zarządu oraz rady nadzorczej – za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Zastosowanie powyższego trybu nie jest uzależnione od dokonania zmian w umowie lub statucie. Procedura ta może zostać wyłączona poprzez wprowadzenie do ww. aktów wewnętrznych spółki stosownych postanowień. Podejmowanie uchwał może nastąpić w trybie:

1) pisemnym (obiegowym),

2) pisemnym, za pośrednictwem innego członka organu.

3) tele lub wideokonferencji.

Uchwała rady nadzorczej jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały (umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał).

Uchylone zostały regulacje zawarte w art. 222 § 5 Kodeksu Spółek Handlowych oraz art. 388 § 4 Kodeksu Spółek Handlowych co oznacza, że uchwały dotyczące wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszenia w czynnościach tych osób, mogą zostać podjęte w sposób opisany powyżej.

B. Zgromadzenie wspólników oraz walne zgromadzenie

Zmianie uległ również szereg przepisów statuujących przeprowadzenie zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz walnego zgromadzenia wspólników spółki akcyjnej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Do tej pory zgromadzenia wspólników lub walne zgromadzenie mogło odbyć się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wyłącznie w przypadku, gdy takie rozwiązanie zostało przewidziane w umowie lub statucie spółki.

W świetle nowego brzmienia przepisów Kodeksu spółek handlowych umowa spółki lub statut mogą zabronić przeprowadzania obrad organów właścicielskich spółek kapitałowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Powyższe oznacza, że jeżeli umowa lub statut spółki nie posiada postanowień w tym zakresie, to przeprowadzenie zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia w trybie elektronicznego obradowania jest dopuszczalne. Udział w zgromadzeniu wspólników (walnym zgromadzeniu) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje w szczególności:

1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia – przede wszystkim chodzi o telekonferencję i wideokonferencję,

2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Istotnym jest, że rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy (w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), mają obowiązek określić w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.

Zawiadomienie o przeprowadzeniu zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinno zawierać informacje o sposobie:

1) uczestniczenia w tym zgromadzeniu,

2) wypowiadania się w trakcie zgromadzenia,

3) wykonywania prawa głosu w trakcie zgromadzenia,

4) wniesienia sprzeciwu od podjętych w trakcie zgromadzenia uchwał.

W przypadku wykonania przez akcjonariusza prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej spółka zobowiązana jest niezwłocznie przesłać akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi elektroniczne potwierdzenie otrzymania głosu. Istnieje również możliwość złożenia wniosku o potwierdzenie oddania głosu elektronicznie – na wniosek akcjonariusza (złożony nie później niż po upływie trzech miesięcy od dnia walnego zgromadzenia) spółka przesyła akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi potwierdzenie, że jego głos został prawidłowo zarejestrowany oraz policzony, chyba że takie potwierdzenie zostało przekazane akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi wcześniej.

Przeprowadzenie walnego zgromadzenia przy pomocy środków komunikacji elektronicznej dotyczy również spółek publicznych, które mają obowiązek zapewnienia transmisji obrad w czasie rzeczywistym.